تاريخ : چهارشنبه ٢٧ اردیبهشت ۱۳٩۱

مقدمه:

   رسالت یا مأموریّت سازمان معرّف علّت وجودی سازمان می باشد و به دو سوال زیر پاسخ می دهد:

اینکه چه می کنیم و چه خواهیم کرد؟

به عبارتی ماموریت سازمان به سازمان مشروعیت می دهد.

" لازم به ذکر است ماموریت اصل کلیدی در برنامه ریزی استراتژیک می باشد و باید در عین ساده روان بودن از قابلیت انعطاف پذیری برخوردار باشد..."


بیانیۀ مأموریّت مشروعیّت ایجاد و ادامۀ حیات سازمان را تبیین می کند و نبایستی بیش از یک برگ باشد در ضمن می بایست تمام ارکان ماموریت داخل آن لحاظ شود.

درخصوص نقش بیانیه سازمان همین بس که ایجاد گرایش یکسان در تمام سازمان می کند و عاملی می شود در هدایت و گرایش کارکنان در راستای هدف سازمانی. در هر سازمانی بعد از این که ماموریت آن سازمان تعیین گردید بایستی عوامل خارجی و عوامل داخلی آن سازمان مورد ارزیابی قرار گیرد که جهت این کار ابتدا بایستی ماتریس ارزیابی عوامل خارجی و ماتریس ارزیابی عوامل داخلی تهیه گردد.

در ارزیابی عوامل داخلی بایستی نقاط قوت و ضعف سازمان شناسایی گردد. به عنوان مثال ظرفیت و توان فعلی مجموعه چیست و چگونه میتوان آنهارا تقویت کرد،نقاط ضعف سازمان چیست و چگونه میتوان آنها را رفع کرد و همینطور موانع تامین نیاز وانتظارات مشتریان چیست.

برای تهیه یک ماتریس ارزیابی عوامل داخلی,عمدتاً به قضاوت های شهودی و نقطه نظرات دست اندرکاران تکیه می شود. این ابزار برای جمع آوری اطلاعات درون سازمانی درفرآیند برنامه ریزی استراتژیک در سازمانهای دولتی وخصوصی کاربرد فراوان دارد.

 External Factor Evaluation (EFE)

ماتریس ارزیابی عوامل خارجی

 این ماتریس ابزاریست که به استراتژیست ها اجازه می دهد تا عوامل محیطی، اقتصادی، اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، حقوقی،تکنولوژیکی و وضعیت بازار را در مقطع زمانی مورد نظر مورد ارزیابی قرار دهند. این ماتریس برای سازمانهای دولتی و خصوصی و عمومی کاربرد دارد. این ماتریس، بعنوان ابزاری برای جمع آوری اطلاعات محیط پیرامونی و محیط صنعت قابلیت کاربرد دارد.

در واقع ماتریس عوامل خارجی راه را تعیین می کند(هدف)و ماتریس داخلی راه رفتن در جاده را تعیین می کند(اجرای هدف)

» پنج گام در تهیه ماتریس ارزیابی عوامل خارجی:

گام اول: پس از شناسایی عوامل محیط خارجی و تهیه لیستی از این عوامل به کمک نقطه نظرات خبرگان، عوامل کلیدی موفقیت را از حداقل 10 تا حداکثر 20 عامل فهرست نمایید. این عوامل باید حتی الامکان متکی بر واقعیات بوده و دقیق باشد, نه ذهنی. سپس آنها را به دو دسته فرصت ها و تهدیدها تفکیک نمایید. نخست عواملی که موجب فرصت و موقعیت می شوند و بعد آن عواملی که سازمان را تهدید می کنند را بنویسید.

گام دوم: به هر عامل یک ضریب وزنی بین صفر (بی اهمیت) تا یک (بسیار مهم) اختصاص دهید. جمع ضرایب وزنی اختصاص داده شده باید مساوی یک شود.

ضرایب, نشان دهنده اهمیت نسبی عوامل در صنعت مورد بررسی می باشد.

عواملی که موجب فرصت یا موقعیت می شوند ضریب بیشتری (در مقایسه با عوامل تهدیدکننده) دارند؛ ولی اگر عوامل تهدید کننده هم شدید باشند ، باید به انها ضریب بالایی اختصاص داد.

با مقایسه نمودن شرکت موفق با ناموفق یا پس از بحث گروهی و توافق نظر اعضا می توان وزن ها یا ضریب ها را تعیین کرد.

گام سوم: برای هریک از عوامل یک امتیاز بین 1 تا 4 برحسب میزان تطابق شرکت، با فرصت ها و تهدیدها بنوسید. این امتیاز بیانگر میزان اثربخشی استراتژیهای کنونی شرکت در نشان دادن واکنش نسبت به عوامل مزبور می باشد. عدد 4 به معنی این است که واکنش عالی بوده است و عدد 1 بدین معنی است که واکنش بسیار ضعیف می باشد. تعبیر هر یک از امتیازات می تواند به شکل زیر باشد:

4: فرصت طلایی (واکنش بسیار عالی)

3: فرصت قابل اعتنا (واکنش خوب)

2: تهدید قابل اعتنا (واکنش بد و منفی)

1: تهدید جدی (واکنش خیلی بد)

«این رتبه ها برحسب اثربخشی استراتژی های سازمان تعیین می گردد.»

 

گام چهارم: ضریب هرعامل را در امتیاز مربوطه ضرب نمایید تا نمره نهایی به دست اید.

گام پنجم: جمع نمرات نهایی سازمان را محاسبه نموده که حداقل یک و حداکثر چهار می باشد و میانگین امتیاز برای شرکتها در ماتریس 2.5 می باشد.

قابل ذکر است این ماتریس را هم می توان برای سازمان تهیه نمود و هم می توان جهت مدیر آن سازمان تهیه نمود و از آنجا که این ماتریس نشان دهنده اثر بخشی است اگر نتیجه این ماتریس 2.5 بیشتر باشد نشان می دهد که سازمان یا مدیر اثر بخش است و کمتر ازآن عکس این مطلب را نشان می دهد.

اگر این عدد به چهار برسد بدین معنی است که سازمان در برابر عواملی که موجب فرصت می شوند به صورتی بسیار عالی واکنش نشان می دهد. به بیان دیگر ، شرکت در استراتژی های خود به شیوه ای موفقیت امیز از فرصت های موجود استفاده می نماید و اثر عواملی را که موجب تهدید می شوند به پایین ترین میزان ممکن می رساند. عدد ١ بیانگر این است که شرکت در تدوین استراتژی های خود نتوانسته از عواملی که فرصت یا موقعیت ایجاد می کنند بهره برداری نماید یا از عواملی که موجب تهدید می گردند احتراز نماید.

ارسال توسط reza maleki