بند 4-4-4 (مستندسازی)، 4-4-5 (کنترل مستندات)، 4-5-4 (کنترل سوابق) و بند 4-5-5 (ممیزی داخلی)

روش اجرایی کنترل مستندات و سوابق:

1- هدف: هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح نحوه کنترل کلیه مدارک و داده ها و مستندات موجود و تشریح نحوه شناسایی، جمع آوری، ثبت، شماره گذاری، دستیابی سریع و آسان، تشکیل پرونده، بایگانی، نگهداری و تعیین تکلیف سوابق.

2- دامنه کاربرد: این روش اجرایی تمامی مدارک،داده ها،سوابق مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت شرکت را در بر گرفته و در محدوده کلیه واحدهای مرتبط با نظام کیفیت معتبر می باشد.


3- تعریف: سوابق کیفیت: مدارکی که دلیل معتبری بر وجود فعالیتهای انجام شده موثر بر کیفیت بوده و شواهد عینی از میزان تامین خواسته های کیفی یا اثربخشی عملیاتی اجرای یک نظام کیفیت را ارائه می دهند. به بیان ساده تر مستندات (فرم ها، لیستها، چک لیستها) پس از تکمیل تبدیل به سابقه می شوند.

نحوه تایید و  تایید و تصویب مدارک سیستم کیفیت مطابق با جدول زیر تعیین گردیده است.

عنوان مدرک

تهیه کننده

تایید کننده

تصویب کننده

خط مشی، ماموریت، ارزشها،چشم انداز و اهداف

نماینده مدیریت

نماینده مدیریت

مدیر عامل

نظام نامه کیفیت

نماینده مدیریت

نماینده مدیریت

مدیر عامل

شرح وظایف و شرایط احراز شغلی

وزارت نیرو

وزارت نیرو

وزارت نیرو

چارت سازمانی

وزارت نیرو

وزارت نیرو

وزارت نیرو

روشهای اجرایی

کارگروه مرتبط

بهبود بهره وری

نماینده مدیریت

دستورالعملها

کارگروه مرتبط

بهبود بهره وری

نماینده مدیریت

فرم،جدول، چک لیست

کارگروه مرتبط

بهبود بهره وری

نماینده مدیریت

طرح و نقشه

کارشناس مرتبط

مدیر واحد مرتبط

معاونت مدیریت

 

  • دفتر HSE  موظف است در صورت تغییر یا اضافه شدن مستندات،مراتب را به واحدهای مربوطه(طبق لیست اصلی مدارک)اعلام نموده تا واحدها نسبت به استفاده از آخرین ویرایش مدارک اقدام کند،همچنین کلیه واحدها باید به بازدی از محل قرارگیری مستندات بر روی شبکه کامپیوتری و چک کردن آخرین ویرایش مدارک خود هستند.
  • مدارک برون سازمانی:برخی مدارک نظیر تعرفه های آب و فاضلاب،آیین نامه های و بخش نامه ها،استانداردها و... که از سوی دیگر سازمان ها مانند وزارت خانه ها،موسسه استاندارد،محیط زیست و... به شرکت ابلاغ می شوند به عنوان مدارک برون سازمانی شناسایی می شوند.

مسئول دفتر بهبود بهروری در دوره های 6 ماهه لیست مدارک برون سازمانی را مورد بازنگری و به روز رسانی قرار می دهد و سپس این لیست را به کلیه واحدها ابلاغ می نماید تا واحدها نسبت به روز آوری مدارک برون سازمانی خود با آخرین ویرایش آن اقدامات لازم را انجام دهند.

  • بازنگری ادواری: بازنگری ادواری مدارک طبق جدول زمانی زیر صورت می گیرد. مسئول دفتر بهبود بهروری باید در زمانهای لازم واحدها/کار گروه های مرتبط را مطلع ساخته به کمک کارشناسان مربوطه اقدام به بازنگری مدارک بنماید.چنانچه این بازنگری موجب ایجاد تغییر در مدرکی شود،طبق همین روش اجرایی انجام می گیرد.

عنوان مدرک

خط مشی، ماموریت، ارزشها،چشم انداز و اهداف

نظام نامه کیفیت

روشهای اجرایی

دستورالعملها و آیین نامه ها

فرم،جدول، چک لیست

طرح و نقشه

بازنگری ادواری

1 سال

1 سال

2 سال

1 سال

1 سال

بر اساس نیاز

 

  • کنترل سوابق: سوابق کیفیت باید به منظور اثبات انطباق سیستم کیفیت با نیازمندی های مشخص شده و عملکرد موثر آن ثبت و نگهداری شوند.
  • دستیابی،تشکیل پرونده و بایگانی سوابق(کاغذی/رایانه ای):پس از اینکه سوابق جمع آوری و ثبت گردید،مدیر هر واحد که مسئول بررسی و تایید سوابق می باشد اقدام به تشکیل پرونده (کاغذی/رایانه ای)برای هر نوع سابقه به تفکیک مینمایند.به همین منظور مسئول مربوطه به هر نوع از سوابق یک زونکن یا پوشه (بسته به میزان جمع آوری سابقه مذکور در آینده)اختصاص داده و سوابق مذکور را به ترتیب (شماره-تاریخ)در این زونکن ها قرار می دهد.این زونکن ها باید در محلهای مشخص شده ای در دسترس که امکان آسیب رسیدن یا مفقود شدن آنها وجود نداشته باشد.
  • نگهداری و تعیین تکلیف: مسئول دفتر بهبود بهروری با توجه به جدول و دوره های زمانی تعریف شده اقدام به اعلان فراخوان برای کلیه واحدها جهت جمع آوری سوابق که باید معدوم شوند اقدام می نمایند. مسئولین واحدها این سوابق را جمع آوری نموده و با هماهنگی و حضور مستقیم مسئول دفتر بهبود بهروری،اقدام به امحا آنها می نماید.
  • نگهداری و تعیین تکلیف سوابق محرمانه:زونکن یا پوشه کلیه سوابقی که حاوی اطلاعات محرمانه هستند ممهور به مهر محرمانه بوده و ارائه آنها به افراد داخلی و خارج از شرکت تنها با اجازه کتبی مدیرعمل و مدیر مربوطه میسر می باشد.  

در امحا سوابقی که حاوی اطلاعات محرمانه می باشد،باید از روش های امحا مناسب(مثل سوزاندن یا رشته کردن)استفاده نمود،به نحوی که ارزیابی آنها غیر ممکن می باشد.

سوابق و مستندات:فرمت خام روش اجرایی-دستورالعمل،لیست اصلی مدارک،لیست مدارک برون سازمانی ،پیشنهاد تغییر/ایجاد مستندات

 

بند 4-5-5 (ممیزی داخلی)

1- هدف: تشریح فعالیتهای ممیزی داخلی جهت اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت شرکت است.

2-محدوده کار: کلیه فعالیتهای سیستم مدیریت کیفیت شرکت

3- تعاریف:

  • ممیزی کیفیت:یک بررسی سیستماتیک و مستقل برای تعیین اینکه آیا فعالیتهای کیفی با برنامه ها مطابقت دارد یا نه.
  • ممیزی شونده:عبارت است از واحدی که مورد ممیزی قرار می گیرد.
  • ممیز:شخسی که واجد شرایط بوده و طبق برنامه اقدام به ممیزی می کند.

4- شرح: مراحل انجام کار: تیم ممیزی داخلی به پیشنهاد نماینده مدیریت و تایید مدیر عامل انتخاب می گردد.نماینده مدیریت مسئولیت هدایت تیم ممیزی و جمع بندی و تایید نتایج ممیزی داخلی را به عهده دارد.تیم ممیزی با کسب آموزش های لازم بر مبنای برنامه ی پیش بینی شده اقدام به ممیزی سیستم مدیریت کیفیت شرکت می کند .

اعضای تیم ممیزی باید با فعالیت شرکت آشنا باشند و آموزش های لازم برای ممیزی داخلی را طی کرده باشند و با مستندات سیستم مدیریت کیفیت شرکت آشنا باشند.

نماینده مدیریت به صورت سالیانه بررسی ها و باز آموزی ممیزان داخلی را انجام می دهد.

برنامه ممیزی داخلی:ممیزی داخلی فعالیتهای سیستم مدیریت کیفیت شرکت هر6 ماه یکبار صورت میگیرد.نماینده مدیریت به جمع آوری شواهد عینی و ثبت در فرم چک لیست ممیزی می نماید.ممیزان فرم گزارش ممیزی را تکمیل می کنند و گزارش ممیزی به امضای ممیزان مربوطه مسئول واحد ممیزی شونده و نماینده مدیریت می رسد.یک نسخه از گزارش جهت انجام اقدامات اصلاحی توسط نماینده مدیریت برای مسئول واحد ممیزی شونده ویک نسخه را برای مسئول انجام اقدام اصلاحی ارسال شده و نسخه اصلی فرم در دفترنماینده مدیریت نگهداری می شود.در پایان ممیزی هر واحد ممیزان عدم انطباق های مشاهده شده را به ممیزی شونده اعلام میکنند و اقدامات اصلاحی لازم و مسئول و مهلت انجام آن را با همکاری آنها مشخص می کند و در مورد زمان ممیزی پیگیری به توافق می رسند.

درصورتی که در ممیزی پیگیری عدم انطباق های مشخص شده در گزارش ممیزی رفع نشده بود،تیم ممیزی عدم انطباق های رفع نشده را به اطلاع نماینده مدیریت می رساند.

با پیشنهاد ممیزان و تایید مدیریت ممکن است ممیزی پیگیری یکبار دیگر نیاز به تکرار داشته باشد که در این صورت نسخه اصلی فرم پس از ممیزی پیگیری دوم تکمیل می شود.

5- سوابق: فرم تکمیل شده برنامه ممیزی داخلی،فرم تکمیل شده چک لیستها، فرم تکمیل شده گزارش ممیزی، گزارش تحلیلی ممیزی داخلی.

ارسال توسط reza maleki